Dr Aka Toffe Germain : « Le numérique est un outil indispensable à la profession de notaire »

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Dr Germain Aka Tofe, juriste et titulaire d'un diplôme Supérieur d'aptitude à l'exercice de la profession notariale , a été récemment major de la promotion zone OHADA et super prix continental de l’université Higher institut of notariat study niveau Bac plus 10 au Nigeria. En 31 ans d'existence de la prestigieuse université, il est le premier francophone et premier ivoirien major et le premier à décrocher ce super prix international Diamant Reine Elizabeth 2. Dans cette analyse, il traite de la thématique du notariat à l’ère de la révolution numérique. Thème d’ailleurs qui fera l’objet de son prochain livre. Ci-dessous l’intégralité de sa contribution pour un notariat ivoirien en accord avec l’ère du temps et auréolé de succès.

 

 

En Europe en général et particulièrement en France, le secteur du notariat a pris le virage numérique il y après de vingt ans. Si bien que le digital occupe déjà une place centrale dans le quotidien des notaires et que ses différentes applications sont amenées à transformer la profession notariale en Côte d’Ivoire dans les années à venir.

Le notariat français s’est impliqué très tôt dans sa transition numérique et a réussi son virage numérique. La première étape de cette mutation a pour socle la loi du 13 mars 2000 rendant possible la signature de l’acte authentique par voie électronique, d’autres avancements majeurs ont suivi. Pour preuve probante, le notariat français a d’ailleurs été la première d’Europe à obtenir la certification de la signature électronique sécurisée en 2007.  

Pour encadrer les pratiques, le notariat français a d’ailleurs adopté la charte pour un développement éthique du numérique notariale en 2008, un texte visant à favoriser le développement d’un écosystème vertueux et protégeant les intérêts de ses utilisateurs.

Mieux, la Chambre des notaires de Paris va plus loin en allouant un Fonds d’investissement de plus de 4 millions d’euros à l’innovation digitale de la profession.  

Le numérique est un outil indispensable à la profession de notaire 

Les outils numériques sont désormais indissociables à la profession de notaire. Les outils prennent dorénavant différentes formes. Le but final est d’atteindre trois objectifs très ambitieux à savoir : une sécurité maximale, le zéro papier et une relation client plus vertueuse.  

Les outils du numériques, gages d’une plus grande sécurité

Les notaires en France et au Nigeria disposent d’un réseau dématérialisé auquel ils doivent s’identifier personnellement à l’aide de la clé REAL. Cet écosystème leur permet d’accéder de façon protégée aux services régaliens de la profession ( visioconférence, serveur MICEN, interface de la direction générale des finances publiques, etc.) aux applications métiers disponible en SAAS ( comptabilité, traitement des actes, etc ) et à divers services digitaux.  

Tendre vers le zéro papier dans le notariat ivoirien 

Les notaires gèrent de très nombreux actes au quotidien que ces deniers doivent conserver durant 99 ans et qui s’entassent et prennent plus d’espace dans les différentes Etudes, avec de très grands risques relatives à leur sécurisation en cas d’incendie voire d’inondation, de cambriolage ou détérioration. Il apparaît indispensable dans ce 21 ème siècle de dématérialiser ces documents afin de faciliter et sécuriser leur conservation.  

En France et aux Nigeria, différents outils ont été mis en place et ont permis, indirectement, de viser l’objectif zéro papier. La dématérialisation des dossiers étant donné que les notaires en Côte d’Ivoire ont l’obligation de conserver les documents officiels pendant 99 ans, nécessitant d’importants espaces de stockages pour les différents actes.  

En France, grâce à l’AEE, les documents électroniques sont désormais transmis au MICEN qui se définit ainsi : Minutier central électroniques des notaires. C’est ce serveur commun et sécurisé qui conserve désormais les documents dématérialisés. 

Une nouvelle relation client grâce au numérique 

Le numérique ne constitue pas un simple outil technique. Le numérique a pour vocation d’inventer une nouvelle relation client, toujours plus simplifiée, sécurisée et dématérialisée; par exemple, la prise de rendez-vous en ligne. Il a pour autre vocation de développer de nouveaux services et applications. 

La révolution du numérique a bouleversé nombre de secteurs, et le monde notarial doit lui-aussi s’adapter aux évolutions afin de répondre aux exigences de rapidité, de flexibilité et d’accessibilité qui prévalent désormais. Un travail considérable, initié depuis plus d’une décennie, a révolutionné le secteur notarial au Nigeria et en Europe particulièrement en France. Il permet dans un premier temps une meilleure accessibilité des données ( centralisation des données, archivage numérique, télé procédure, accessibilité des informations immobilières), et dans un second temps une organisation des actes et missions voués aux offices.  

Le notariat ivoirien doit être désormais avant-gardiste 

Notons que les notaires français sont les premiers en Europe à avoir mis en place les signatures électronique en 2007, suivies l’année suivante de la réalisation d’un acte authentique électronique. Aujourd’hui, le nombre d’actes dépasse largement le million annuel. Une véritable révolution qui accélère et facilite nombre de procédures. Force est de constater que dans un futur très proche, la totalité des démarches administratives se feront en ligne.  

Le notariat est une profession toujours en quête de modernité 

En effet, ce sont des changements que l’évolution de la société a initiés et qui permettent de rendre le monde notarial accessible au plus grand nombre. La digitalisation du milieu permet également l’optimisation des échanges transnationaux pour les transactions immobilières et les successions.

Le numérique et la digitalisation appliqués au secteur notarial en France et au Nigeria, ayant en outre permis la dématérialisation d’une majorité d’actes, sont deux vecteurs particulièrement important de la démocratisation du recours à la clientèle auprès de la clientèle. Une clientèle curieuse mais néanmoins exigeante, qui hésite de moins en moins à solliciter un notaire pour des services autres que les actes notariés obligatoires traditionnels ( vente immobilière ou succession). 

Le Blockhain a pour obligation d’incarner le renouveau du Notariat ivoirien  

Le Blockhain est la technologie qui vise à favoriser la reconnaissance automatique des documents et en définir de nouvelles méthodes d’analyse. Autre exemple, le projet ANF permet aux notaires d’accéder au fichier immobilier, sans avoir besoin de l’intervention des services de la publicité foncière. Elle est une révolution qui a pour but de simplifier l’usage de la documentation hypothécaire et des demandes qui y sont associées.  

L’intelligence artificielle ( IA) 

La principale révolution technologique attendue par le notariat est l’IA. Cette technologie permettra d’automatiser les tâches basiques et de simplifier la rédaction des actes, tout en assurant un meilleur traitement de l’information.  

 

Dr Germain Aka Toffe

Juriste, titulaire d'un diplôme Supérieur d'aptitude à l'exercice de la profession notariale 

Premier francophone et premier ivoirien major et le premier à

décrocher ce super prix international Diamant Reine Elizabeth 2.

Major de la promotion zone OHADA

Super prix continental de l’université Higher institut of notariat study niveau Bac plus 10 au Nigeria

 

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